Buka Sosialisasi Pengelolaan Arsip Dinamis Daerah Tingkat Kabupaten/Kota, Asisten : Arsip Sebagai Bukti Outentik

MIMIKA - Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Mimika melalui Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mimika, Papua Tengah, melaksanakan Kegiatan Sosialisasi Pengelolaan Arsip Dinamis Daerah Tingkat Kabupaten/Kota di Lingkungan Instansi Pemerintahan Kabupaten Mimika, berlangsung di Hotel Grand Tembaga Timika, Senin (12/08/2024).

Kegiatan ini dibuka secara resmi oleh Asisten Bidang Administrasi Umum pada Setda Mimika, Petrus Lewa Koten, S.H., M.Si., didampingi oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, Dantje Nere, S. Sos., M.Si., dan Narasumber dari Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan (Pusdiklat) Arsip Nasional (ANRI) Kota Bogor.

Dalam sambutannya Asisten menyampaikan bahwa pemerintah yang baik tidak lepas dari peran kearsipan dalam pelaksanaan reformasi. Birokrasi berpengaruh terhadap akuntabilitas kinerja pemerintah dengan menyediakan informasi yang sangat penting dalam mendukung kelancaran administrasi dan manajemen suatu instansi. 

Petrus mengatakan, berdasarkan Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dimana arsip merupakan bukti pertanggungjawaban nasional yang harus dijaga untuk kelangsungan hidup bangsa ini. 

“Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 telah mengatur dan mewajibkan setiap Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, BUMN/BUMD dan Perguruan Tinggi Negeri untuk mengelola arsipnya sejak penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan guna menjamin ketersediaan arsip sebagai alat bukti yang sah,” jelasnya.

Selain itu, ia juga mengungkapkan arsip memiliki peran bagi suatu instansi atau organisasi sebagai bahan pengambilan keputusan dan dapat dijadikan alat bukti bila terjadi masalah. Tata kelola arsip dibutuhkan untuk melestarikan nilai guna dan peruntukannya sebagai sumber informasi yang sah dalam mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan yang memainkan peran penting dalam pengembangan masyarakat dengan cara menjaga dan membantu memori individu maupun kolektif.

“Dokumen arsip memiliki peran yang sangat penting dalam kelangsungan suatu organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta, dan merupakan pertanggungjawaban manajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi. Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila tidak dikelola dengan tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi,” tuturnya lagi. 

Menurutnya arsip merupakan bukti outentik dalam kontes penyelenggaraan negara yakni bukan hanya dukungan terhadap kinerja organisasi, tetapi sebagai alat bukti dalam rangka penegakan hukum, dan menjadi sumber data bagi tata kelola pemerintahan dan pembangunan. Arsip adalah hal yang sangat penting karena peranan arsip sebagai sumber informasi, pusat ingatan atau pengingat dan bahan bukti pertanggungjawaban terhadap generasi mendatang. 

“Saya ingatkan kepada peserta pelatihan bahwa hari ini kita berkumpul, kita diundang bukan sekedar untuk menghabiskan waktu tetapi kita diundang agar masing-masing peserta nantinya dapat memahami dan menerapkan ilmu yang sudah diberikan sehingga diharapkan kepada peserta agar dapat memperhatikan dan serius dalam mengikuti sosialisasi ini agar tujuan dan harapan kita dapat tercapai dengan baik,” tutup Petrus.

Sementara itu, Ketua Panitia, Martha, SE saat menyampaikan laporannya mengatakan maksud dan tujuan kegiatan ini untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip dalam rangka mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintah, agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman serta supaya mudah ditemukan kembali arsip yang dibutuhkan secara cepat dan tepat serta terhindar dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang dibutuhkan. 

Kegiatan ini berlangsung selama tiga hari, yaitu dimulai pada 12 Agustus sampai 14 Agustus 2024, dengan jumlah peserta sebanyak 100 orang yang terdiri dari pengelola kearsipan pada OPD dilingkup Pemkab Mimika. 

Tim Peliputan Diskominfo Mimika