Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Mimika Gelar Sosialisasi Jadwal Retensi Arsip

MIMIKA - Pemerintah Kabupaten Mimika, Provinsi Papua Tengah, melalui Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah mengadakan Kegiatan Sosialisasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan Distrik Tahun Anggaran 2023, pada Kamis (8/03/2023) di Timika.

Asisten Bidang Administrasi Umum pada Setda Mimika, Hendriette W. Tandiyono, SE, MM, membuka secara resmi kegiatan sosialisasi yang didampingi oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, Andi Ramli Terru, S.Sos, serta Arsiparis Ahli Madya dari Arsip Nasional Republik Indonesia selaku Narasumber.

Dalam sambutan perwakilan Pj. Bupati Mimika, Asisten Bidang Administrasi Umum menyampaikan bahwa arsip memiliki fungsi yakni sebagai pusat pengingat, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaian dan pengendalian suatu kegiatan, sehingga membuat arsip sangatlah penting dalam pemerintahan.

“Arsip ini penting untuk kita, jadi mari kita sama-sama belajar, karena dokumen belum selesai dipakai lalu dibiarkan begitu saja dan di simpan sembarangan,” ujarnya.

"Karena itu pak Sekda juga sudah menyatakan terkait dengan dokumen dan arsip ini jangan sampai jika pimpinan meminta arsip ketika dicari tidak ada, maka seharusnya saat meminta arsip dalam waktu 5 menit sudah bisa diberikan dan tidak di cari lagi," jelasnya.
  
Menurutnya, sebagai salah satu wujud kepedulian Pemerintah Kabupaten Mimika dalam rangka mengembangkan tanggung jawab untuk melaksanakan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia khususnya pada bidang kearsipan yaitu dengan memberi bekal dan pengetahuan mengenai Jadwal Retensi Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya -kurangnya jangka waktu penyimpanan dan retensi jenis arsip.

"Jadwal itu jangka waktu, tetapi retensi ini adalah jenis-jenis arsip apa yang harus kita arsipkan dengan baik, sehingga menetapkan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali atau di permanenkan dan digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyimpanan arsip, untuk itu mohon untuk dapat diperhatikan dan diikuti dengan baik," ucap Hendriette.

Ia menambahkan, kegiatan ini bertujuan untuk menyelamatkan pengelolaan kearsipan agar terciptanya arsip yang tertib, dan setiap pemerintah harus memiliki jadwal retensi arsip, hal ini dijelaskan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 telah mengatur dan mewajibkan setiap Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, BUMN, BUMD dan Perguruan Tinggi Negeri, untuk mengelola arsipnya sejak pembuatan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusunan mulai menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

Menutup sambutan, Hendriette mengatakan pentingnya arsip dalam kearsipan berbangsa dan bernegara menjadi tolak ukur keberhasilan pemerintah terutama dalam perkembangan daerah, dimana saat kearsipan memegang peran yang sangat penting karena para penyelenggara pemerintah ketika menghadapi suatu masalah yang berlangsung lama maka dilihat pertama kali adalah arsip dari Berbagai proses penyelenggaraan pemerintahan arsip yang rapi, baik dan tersusun dengan rapi, tentu akan memudahkan kita dalam melihat dan meninjau kembali pekerjaan dan dokumen yang telah kita lakukan, karena itu arsip merupakan bukti autentik dalam konteks penyelenggaraan negara.

Sementara itu, Ketua Panitia, Yustin, SE,. M,Si., dalam laporannya menyampaikan kegiatan ini bertujuan dalam rangka kalkulasi dan menyebarluaskan tentang apa itu jadwal retensi arsip bagi organisasi perangkat daerah, meningkatkan kesadaran terhadap arti pentingnya arsip sebagai bukti akuntabilitas dan penyelamatan aset serta mendukung pengambilan keputusan bagi organisasi dan untuk meningkatkan wawasan dan juga pengetahuan tentang jadwal retensi arsip dan sebagai pedoman penyimpanan arsip OPD.

Turut hadir dalam kegiatan ini yakni Kepala Badan Kesbangpol, Kepala Dinas Tanaman Pangan, Holtikultura dan Perkebunan, Kepala Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan, serta peserta yang merupakan pengelola dokumen dan arsip pada tiap OPD dan Distrik pada lingkup Pemkab Mimika.

Tim Liputan Diskominfo Mimika